Politique de confidentialité

1. informations générales

En vertu de la nouvelle réglementation européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), certaines obligations nous sont imposées à partir du 25 mai 2018 concernant le traitement des données personnelles.

Ces règlements visent principalement à sensibiliser les entreprises au traitement des données personnelles. Elles visent également à mieux protéger les données personnelles. En tant que S'Jegers Logistics BVBA, nous soutenons cette décision et attendons donc de nos collaborateurs qu'ils traitent correctement les données personnelles.

C'est pourquoi nous estimons qu'il est important d'informer tout le monde en interne sur la manière dont les données personnelles de nos clients et de nos contacts sont traitées. Mais aussi sur le traitement de vos données personnelles dans le cadre de votre contrat de travail avec S'Jegers Logistics BVBA.

Pour toute question, vous pouvez toujours contacter notre responsable du traitement des données qui traitera vos questions de manière confidentielle. Les coordonnées du responsable du traitement des données figurent au titre 6 du présent document - personne de contact / responsable du traitement des données.

Le cadre juridique

2.1 Cadre général

Le GDPR s'applique à toute personne effectuant un traitement de données à caractère personnel. Pour encadrer cela, il est important de se pencher sur les définitions de ces termes.

Nous commençons par la définition des données à caractère personnel :

Données personnelles : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ("la personne concernée") ; considérée comme identifiable une personne physique Ceux-ci directement ou indirectement peuvent être identifiéset en particulier à partir d'un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou d'un ou plusieurs éléments caractérisant l'identité physique, physiologique, génétique, psychologique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique ;

Par exemple : Nom, adresse, adresse électronique, numéros de compte, adresse IP, numéros de téléphone, etc.

Chaque jour, nous sommes donc en contact avec diverses données personnelles de nos clients et de nos contacts, entre autres.

La définition de la transformation est la suivante :

TraitementLes données à caractère personnel : une opération ou un ensemble d'opérations portant sur des données à caractère personnel ou un ensemble de données à caractère personnel, effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés, telles que le la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, le stockage, la mise à jour ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, le verrouillage, l'effacement ou la destruction de données ;

Par exempleAinsi, lorsque vous conservez ou enregistrez un document contenant les coordonnées des contacts d'une entreprise (carnet d'adresses, e-mails, offres, commandes,...), il s'agit d'un traitement de données à caractère personnel.

Nous pouvons donc conclure qu'au sein de S'Jegers Logistics BVBA, nous effectuons quotidiennement toute une série de traitements de données à caractère personnel dans le cadre de nos activités. Par conséquent, les obligations du GDPR s'appliquent également à notre entreprise.

2.2 Droits de la personne concernée

En vertu du GDPR, les personnes concernées disposent de certains droits concernant leurs données à caractère personnel et leur traitement. Lorsqu'elles exercent ces droits, elles peuvent vous contacter ou vous poser des questions à ce sujet dans le cadre de la communication quotidienne. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des différents droits.

Les droits de la personne concernée sont les suivants :

• Droit de consulter et de copier les données : demander quelles données sont conservées ;
• Droit de rectification de ces données : faire ajuster les données ;
• Droit à l'effacement des données (droit à l'oubli)) : les données sont définitivement effacées ;
• Droit de restreindre le traitement : ont un traitement limité pour certaines raisons ;
• Droit à la portabilité des données : que les données soient transférées à un tiers.

Si vous recevez de telles questions, il est préférable de contacter notre responsable du traitement des données. Celui-ci prendra les mesures nécessaires pour aider la personne concernée à répondre à ses questions. Les coordonnées du responsable du traitement des données figurent au titre 6 - personne de contact/responsable du traitement des données.

2.3 Sécurité des données à caractère personnel

En vertu du GDPR, nous sommes tenus de traiter les données personnelles des personnes concernées avec soin. Il convient donc de prendre les mesures de sécurité nécessaires. Ceci afin d'assurer une protection optimale des données personnelles. Il est donc essentiel que vous soyez tenu au courant des procédures courantes au sein de S'Jegers Logistics BVBA. Dans la présente politique de protection de la vie privée, nous développons ce point.

En cas de doute ou de question, vous pouvez toujours contacter notre responsable du traitement des données ou notre service informatique.

3. Traitement des données à caractère personnel

Afin d'offrir une protection optimale à la personne concernée par le traitement de ses données personnelles, celles-ci doivent être traitées avec soin. C'est pourquoi nous énumérons ici quelques points à prendre en considération lors du traitement de données à caractère personnel.

3.1. Partage des données à caractère personnel

Lorsque des données à caractère personnel sont partagées, il convient de toujours garder à l'esprit la sécurité de ces données. Il est donc important de faire preuve de prudence lors du partage de données à caractère personnel.

3.1.1. Données personnelles et données des collègues

Au sein de S'Jegers Logistics BVBA, nous nous efforçons avant tout de protéger au mieux vos données personnelles et votre vie privée. C'est pourquoi nous vous demandons de faire preuve de discernement dans la diffusion de vos données personnelles. Dans les échanges, essayez de limiter autant que possible les informations que vous divulguez.

Dans la plupart des échanges, vous indiquerez vos données d'identification personnelles (nom, prénom, etc.) et quelques détails sur votre fonction au sein de l'entreprise. En outre, utilisez autant que possible l'adresse électronique professionnelle qui vous a été attribuée. N'utilisez jamais vos données personnelles privées pour vos activités au sein de S'Jegers Logistics BVBA.

Lorsqu'il est nécessaire d'obtenir des informations sur l'un de vos collègues, respectez sa vie privée. Ne communiquez que les informations strictement nécessaires et uniquement les informations professionnelles. Il est hors de question de partager les numéros ou les adresses électroniques personnels/privés de vos collègues, surtout sans l'autorisation préalable de votre collègue en question.

3.1.2. Données à caractère personnel de tiers

Il sera parfois nécessaire de partager les données à caractère personnel de nos contacts/tiers (par exemple, des clients, des sous-traitants, ... ). Nous informerons toujours nos contacts de cette possibilité dans notre notification de confidentialité.

Veillez à ce que la signature du courrier électronique utilisé comprenne toujours la mini-notification prévue. Si vous constatez que ce n'est pas le cas, veuillez contacter le contrôleur ou le service informatique.

Lorsqu'il est nécessaire de partager les données personnelles de nos contacts avec des tiers, limitez-vous aux informations strictement nécessaires. De préférence, n'utilisez que les coordonnées professionnelles de nos contacts. Si nos contacts n'ont fourni que des coordonnées privées, il peut être utile de leur demander s'ils sont d'accord pour les partager. Toutefois, cela n'est pas strictement nécessaire. Néanmoins, chez S'Jegers Logistics BVBA, nous souhaitons offrir à nos contacts la meilleure protection possible de leurs données personnelles.

3.1.3. Partage de données à caractère personnel avec des pays tiers/organisations internationales

Dans le cadre de notre activité, vous pouvez entrer en contact avec des personnes basées dans un pays tiers ou impliquées dans une organisation internationale.

Par personnes situées dans un pays tiers, le règlement GDPR fait référence aux pays situés en dehors de l'UE ou de l'EEE.

Les organisations internationales désignent une organisation et les organismes internationaux publics ou autres organes qui en dépendent, établis par ou en vertu d'un accord entre deux ou plusieurs pays (par exemple, l'OTAN, l'ONU, etc.).

Si vous partagez des données personnelles avec ces personnes, vous devez savoir qu'elles ne sont pas tenues de se conformer aux réglementations du GDPR. Étant donné qu'il existe une chaîne de responsabilité, ce qui signifie qu'une fuite de données avec ces personnes pourrait avoir des implications pour notre entreprise, la prudence est de mise lors de ces échanges.

Il est donc important que les données personnelles échangées soient réduites au minimum. S'il s'agit d'un nouveau contact, veuillez en informer le responsable du traitement afin qu'il puisse demander les garanties nécessaires avant tout échange de données à caractère personnel.

Les coordonnées du responsable du traitement figurent au titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.

3.2. Sécurisation des données à caractère personnel

En vertu de la réglementation GDPR, les données à caractère personnel doivent être sécurisées de manière adéquate. Pour ce faire, il convient de prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.

En ce qui concerne les mesures de sécurité au sein de S'Jegers Logistics BVBA, il convient de se référer au "Dossier de sécurité" figurant à l'annexe 1 de la présente politique de protection de la vie privée.

Il est attendu de nos employés qu'ils respectent strictement ces mesures. Si vous avez des questions concernant les mesures à prendre, veuillez contacter le responsable du traitement.

3.3. Violations de données

Les violations de données doivent être signalées à l'autorité chargée de la protection des données dans les 72 heures. En fonction de l'ampleur de la fuite, nous devrons également informer la personne concernée. Il est donc essentiel d'agir rapidement lorsqu'une fuite de données est suspectée.

Si vous constatez que des données à caractère personnel ont été partagées de manière inappropriée, perdues, que des virus ou d'autres logiciels malveillants se sont introduits dans notre système ou que des données ont été divulguées de toute autre manière, vous devez immédiatement contacter le responsable du traitement des données. Ce dernier prendra les mesures nécessaires pour colmater la fuite et procédera aux notifications nécessaires.

Les coordonnées du responsable du traitement figurent au titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.

4. Procédure de demande d'exercice des droits de la personne concernée

Lorsque vous recevez une question concernant l'un des droits de la personne concernée, tel que décrit au titre 2.2, transmettez cette question au responsable du traitement. Ce dernier prendra les mesures nécessaires pour répondre à la question.

Les coordonnées du responsable du traitement figurent au titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.

5. GDPR et vos données personnelles au sein de l'entreprise

Dans le cadre de votre activité chez S'Jegers Logistics BVBA, nous traitons également vos données personnelles en tant qu'employé. Le traitement de vos données découle de votre contrat de travail. Si vous avez des questions concernant ce traitement, vous pouvez toujours vous adresser à notre responsable du traitement.

5.1. Traitement des données à caractère personnel

Certaines de vos données personnelles peuvent être traitées.

• Cela se fait toujours dans le cadre de votre relation avec S'Jegers Logistics BVBA.
• Nous nous limitons aux données strictement nécessaires pour fournir un bon service.
• Nous pouvons partager vos données avec des tiers. Cela se fait toujours dans le cadre de nos services ou de votre contrat de travail.
• S'Jegers Logistics BVBA et les tiers traiteront vos données personnelles de manière confidentielle et avec le plus grand soin.

5.2. Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?

Dans le cadre de la relation entre vous et S'Jegers Logistics BVBA, les données personnelles suivantes peuvent être traitées :

• Données d'identification personnelle :
  • Nom, prénom, adresse, numéros de téléphone
• Données d'identification financière :
  • Numéros de compte
• Données d'identification électronique :
  • Adresse électronique
• Données d'identification professionnelle :
  • Activité professionnelle, emploi actuel, poste, diplôme, certificats de formation, carte de compétence
• Données relatives à la vie privée :
  • État civil, composition de la famille
• Données physiques :
  • Tailles des vêtements de travail

5.3. Finalité du traitement

Dans le cadre de la relation entre vous et S'Jegers Logistics BVBA, les données à caractère personnel peuvent être traitées aux fins suivantes :

• Administration du personnel
• Traitements comptables
• Gestion des litiges
• Exécution des accords

5.4. Durée de la transformation

S'Jegers Logistics BVBA conserve vos données jusqu'au moment où nous sommes informés que votre relation avec S'Jegers Logistics BVBA a pris fin (p. ex. licenciement), à moins qu'une période de conservation légale ne s'applique.

5.5 Transfert de vos données à des tiers

Dans certains cas, vos données personnelles peuvent être divulguées à des tiers. En particulier :

• Aux entreprises qui collaborent dans le cadre d'activités liées aux activités de S'Jegers Logistics BVBA (p.ex. sous-traitants, prestataires de services (p.ex. assureurs), etc ;)
• Aux autorités ou organismes compétents déterminés par la loi dans le cadre d'obligations légales et réglementaires.

5.6. Vos droits

En vertu du GDPR, un certain nombre de droits vous sont accordés concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Il s'agit des mêmes droits que ceux mentionnés au titre 2.2.

6. Personne de contact/ contrôleur

Pour toutes vos questions concernant le GDPR, vous pouvez toujours contacter le responsable du traitement des données. C'est également lui qui s'occupera des procédures de contrôle et qui répondra aux questions des personnes concernées concernant notre politique de confidentialité.

Les coordonnées de notre responsable du traitement des données sont les suivantes :

Nom : S'Jegers

Prénom : Jolien       
Adresse : Nikelaan 5, B-2430 Laakdal
Courriel : jolien.sjegers@sjegers.eu
Tel : +32 (0) 2 / 612 81 29

Annexe 1 : Dossier de sécurité

Document contenant les mesures techniques et organisationnelles de sécurité.

La sécurité des documents contenant des données personnelles est une obligation très importante en vertu du GDPR. C'est pourquoi nous nous efforçons, au sein du groupe S'Jegers, de maintenir une bonne "hygiène numérique" générale et de minimiser la possibilité de violations de données.

Mots de passe (ciblés individuellement)

• Ordinateurs/portables
• Courriel
• TAS (licence personnelle)
• Exact (comptabilité) : utiliser la vérification en deux étapes en combinant le nom d'utilisateur + le mot de passe + le code d'authentification (généré par l'application sur le smartphone de l'utilisateur).

À partir du 25 mai, la vérification en deux étapes sera activée pour tous les utilisateurs d'Exact. Cela signifie qu'à partir de cette date, vous ne pourrez vous connecter avec un compte personnel qu'en utilisant la combinaison nom d'utilisateur + mot de passe + code d'authentification. Vous générez ce code via une application d'authentification gratuite sur votre smartphone (par exemple Google Authenticator ou Microsoft Authenticator).

Transics (licence personnelle)
Pare-feu : SOPHOS
Anti-malware : SOPHOS
Anti-virus : BITDEFENDER

Annexe 2 : Notification de confidentialité (usage externe)

La notification ci-dessous est transmise aux clients et autres sous-traitants liés à S'Jegers Logistics BVBA. Elle est également mentionnée sur notre site web via www.sjegers.eu/privacy

Dans celui-ci, nous sommes informés de la manière dont l'engagement de S'Jegers en faveur de la protection de la vie privée des clients et d'autres personnes a été transmis.

Cette notification est fournie en néerlandais, en français, en anglais et en allemand.

Avis de confidentialité
S'Jegers Logistics BVBA

 1. Informations générales

Dans le cadre de la nouvelle législation européenne, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), nous vous informons de notre politique concernant le traitement de vos données personnelles.

Vos données personnelles peuvent être traitées par S'Jegers Logistics BVBA. Nous traiterons toujours vos données personnelles avec le plus grand soin. Plus loin dans cette notification de confidentialité, vous trouverez les informations nécessaires concernant le traitement de vos données personnelles.

Si vous avez des questions ou des commentaires concernant le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez contacter notre responsable du traitement à cette fin :

Nom : S'Jegers
Prénom : Jolien       
Adresse : Nikelaan 5, B-2430 Laakdal
Courriel : jolien.sjegers@sjegers.eu
Tel : +32 (0) 2/ 612 81 29

Vous pouvez également contacter l'autorité chargée de la protection des données à l'adresse suivante

commission@privacycommission.be

2. Traitement des données à caractère personnel

Nous pouvons traiter certaines de vos données personnelles.

• Cela se fait toujours dans le cadre de votre relation avec S'Jegers Logistics BVBA ;
• Nous nous limitons aux données strictement nécessaires pour fournir un bon service ;
• Nous pouvons partager vos données avec des tiers. Cela se fait toujours dans le cadre de nos services ;
• S'Jegers Logistics BVBA et les tiers traiteront vos données personnelles de manière confidentielle et avec le plus grand soin.

2.1 Quelles sont les données personnelles traitées ?

Dans le cadre de la relation entre vous et S'Jegers Logistics BVBA, les données personnelles suivantes peuvent être traitées :

• Données d'identification personnelle :
  • Nom, prénom, adresse, numéros de téléphone
• Données d'identification financière :
  • Numéros de compte
• Données d'identification électronique :
  • Adresse électronique
• Données d'identification professionnelle :
  • Activité professionnelle, emploi actuel, poste

Si vous êtes employé d'une organisation ou d'une entreprise qui a une relation contractuelle avec S'Jegers Logistics BVBA (p.ex. fournisseur, client, ... ), nous traitons vos données professionnelles (p.ex. adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, ... ) et vos données personnelles (p.ex. nom, prénom, ... ) dans le cadre de l'exécution de cette relation contractuelle.

2.2. Finalité du traitement

Dans le cadre de la relation entre vous et S'Jegers Logistics BVBA, les données à caractère personnel peuvent être traitées aux fins suivantes :

• Administration des clients/gestion des clients
• Administration des fournisseurs/gestion des fournisseurs
• Traitements comptables
• Gestion des litiges
• Exécution des accords

Si vous êtes employé d'une organisation ou d'une entreprise qui a une relation contractuelle avec S'Jegers Logistics BVBA (p. ex. fournisseur, client, ...), nous pouvons utiliser vos données dans le cadre de l'exécution de cette relation contractuelle.

2.3. Durée de la transformation

S'Jegers Logistics BVBA conserve vos données uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs visés au point 2.2, à moins qu'une période de conservation plus longue ne soit requise ou justifiée par la loi ou une autre obligation légale.

3. Transfert de vos données à des tiers

Dans certains cas, vos données personnelles peuvent être divulguées à des tiers. En particulier :

• Aux entreprises qui collaborent dans le cadre d'activités liées aux activités de S'Jegers Logistics BVBA (par exemple les sous-traitants, les prestataires de services, etc ;)
• Aux autorités ou organismes compétents déterminés par la loi dans le cadre d'obligations légales et réglementaires.

4. Droits de la personne concernée

En vertu du règlement général sur la protection des données, vous disposez d'un certain nombre de droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Ces droits sont les suivants

• Droit d'accès et de copie des données
• Droit de rectification de ces données
• Droit à l'effacement des données (droit à l'oubli)
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité des données

Si vous avez des questions concernant ces droits ou si vous souhaitez les exercer, veuillez contacter notre responsable du traitement des données (jolien.sjegers@sjegers.eu) ou auprès de l'Autorité de protection des données (commission@privacycommission.be). Vous pouvez attendre une réponse à votre demande dans un délai de 14 jours.

5. Coordonnées du contrôleur

Pour toutes vos questions concernant le traitement de vos données personnelles, l'exercice de vos droits en tant que personne concernée ou les informations relatives à notre politique de confidentialité, veuillez contacter notre responsable du traitement. Vous trouverez ses coordonnées ci-dessous :

6. Plaintes

Si vous n'êtes pas satisfait du traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter notre responsable du traitement des données à cette fin (jolien.sjegers@sjegers.eu) ou auprès de l'Autorité de protection des données (commission@privacycommission.be).

7. Disposition finale

Nous espérons vous avoir suffisamment informé sur la manière dont nous traitons vos données personnelles.

Si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité, l'exercice de vos droits ou d'autres questions liées aux données personnelles, n'hésitez pas à nous contacter.

S'Jegers Logistics BVBA
Nikelaan 5, B-2430 LAAKDAL
+32 (0) 13 / 67 78 23
info@sjegers.eu
S'Jegers Logistics BVBA : BE0464.480.342